RECENT OR POTENTIAL GRADS: Confidential Administrative Assistant / Adjoint administratif de confiance

Requirements

EN

At Marine Atlantic, we do so much more than get people from point A to point B. Whether it’s reunions, long-awaited trips home, or the start of a new adventure, we bring people together. We couldn’t bring people together every day without our own dedicated employees. Our employees embody our core values; they are safety oriented team-players who exhibit integrity and commitment, and always strive for excellence. Their understanding and commitment to our values make our employees an invaluable part of our organization.

Marine Atlantic is currently looking for a Confidential Administrative Assistant (temporary) to work with our Corporate Office located in St John’s, NL. This is a two year term position.

What qualifications do I need to be considered for this opportunity?

Education

Office Administration Diploma or Secretarial Diploma from a recognized Post-Secondary Institution
OR
A combination of equivalent education, job-related training, and experience in a related position.

Qualifications

  • Minimum 5 years of experience in a similar role
  • Proficient in Microsoft Office Applications
  • Strong typing and keyboarding skills
  • Excellent communication, interpersonal, organizational, and analytical skills
  • Ability to work unsupervised
  • Experience drafting meeting minutes
  • Ability to proof read and edit documents with great attention to detail
  • Capable of meeting challenging deadlines
  • Ability to manage multiple tasks while maintaining a high standard of work

Asset Qualifications

  • Fluent in both official languages
  • Experience working with a Board of Directors

FR

Chez Marine Atlantique, nous faisons beaucoup plus que transporter les gens du point A au point B. Que ce soit pour des retrouvailles, un voyage à la maison longtemps attendu ou pour le début d’une nouvelle aventure, nous rapprochons les gens. Nous ne pourrions pas rassembler les gens tous les jours sans nos employés dévoués. Nos employés incarnent nos valeurs fondamentales; ils travaillent en équipe et sont axés sur la sécurité et ils font preuve d’intégrité et d’engagement tout en visant toujours l’excellence. Leur compréhension et leur engagement envers nos valeurs font de nos employés une partie inestimable de notre organisation.

Marine Atlantique est actuellement à la recherche d’un adjoint administratif de confiance (poste temporaire) pour un travail à ses installations de St John’s, T.-N.-L. Il s’agit d’un poste à durée limitée de deux ans.

Quelles qualifications dois-je posséder pour cette possibilité d’emploi?

Études

Diplôme en administration de bureau ou en secrétariat obtenu auprès d’une institution postsecondaire reconnue
OU
Une combinaison équivalente d’études, de formation reliée au travail et d’expérience de travail dans un poste connexe.

Qualifications

  • Minimum de cinq ans d’expérience dans un rôle similaire
  • Maîtrise des applications de Microsoft Office
  • Maîtrise de dactylographie et de saisie de texte
  • Excellentes compétences en communication et en relations humaines ainsi que compétences analytiques
  • Capacité de travailler de façon autonome
  • Expérience en rédaction de procès-verbaux
  • Capacité de lire et d’éditer des documents avec une grande attention aux détails
  • Capacité à satisfaire des échéanciers serrés
  • Capacité de gérer plusieurs tâches tout en conservant un niveau élevé de qualité du travail.

Qualifications constituant des atouts

  • Bilingue, dans les deux langues officielles
  • Expérience de travail avec un conseil d’administration

Responsibilities

EN

Reporting directly to the Executive, this position is responsible for senior level administrative duties. Key areas of responsibility include:

  • Provide administrative support such as screening and routing correspondence, documents, and phone calls; responding to routine inquiries; drafting letters and documents; collecting and analyzing information; initiating communications; and preparing and compiling reports and data from various sources; and tracking critical deliverables and timelines to assist executive staff.
  • Act as a “point of contact’ and interface with customers (internal and external) and stakeholders on behalf of the President & CEO and Vice-Presidents
  • Schedule meetings and coordinate calendars, logistics, and associated correspondence
  • Arrange travel and prepare related documentation and expense claims
  • Develop and maintain filing system
  • Coordinate/organize various corporate events such as AGM; public/stakeholder meetings; etc.
  • Manage office supply inventory and purchasing
  • Take minutes of meetings and document action items as required
  • Reconcile and prepare monthly purchase logs
  • Act as liaison with landlord on building issues
  • Receive and track invoices

This is an exciting and rewarding role that calls for the ability to work comfortably at the most senior level of our organization. The position will be responsible for handling a wide range of executive support related duties. The ability to interact with all levels of employees and stakeholders in a fast paced environment with a high level of professionalism and confidentiality is crucial to this role.

FR

Relevant directement de la haute direction, le titulaire de ce poste devra assumer la responsabilité des tâches administratives de niveau supérieur. Il doit notamment:

  • Fournir un soutien administratif tel que le tri et l’acheminement de la correspondance, des documents et des appels téléphoniques; répondre aux demandes de renseignements courantes; rédiger des lettres et des documents; recueillir et analyser des informations; établir des communications; et préparer et compiler des rapports et des données provenant de diverses sources; et suivre les livrables et les échéances critiques pour assister le personnel de direction.
  • Agir en tant que « point de contact » et interface avec les clients (internes et externes) et les parties prenantes au nom du président et chef de la direction et des vice-présidents.
  • Organiser des réunions et coordonner les calendriers, la logistique et la correspondance connexe.
  • Organiser les déplacements et préparer les documents et les demandes de remboursement de dépenses.
  • Élaborer et conserver un système de classement.
  • Coordonner/organiser divers événements de l’entreprise tels que l’assemblée générale annuelle; les réunions publiques/parties prenantes; etc.
  • Gérer l’inventaire et les achats de fournitures de bureau.
  • Tenir le procès-verbal des réunions et documenter les mesures à prendre.
  • Rapprocher et préparer des journaux mensuels des achats.
  • Agir d’agent de liaison avec le propriétaire au sujet de problèmes reliés à l’immeuble.
  • Recevoir et faire le suivi des factures.

Il s’agit d’un rôle passionnant et enrichissant qui demande la capacité de travailler confortablement au plus haut niveau de notre organisation. Le titulaire à ce poste sera chargé de gérer un vaste éventail de tâches reliées au soutien des cadres supérieurs. La capacité d’interagir avec tous les niveaux d’employés et les parties prenantes dans un environnement au rythme rapide avec un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité est crucial pour ce rôle.

Application Details

EN

How do I become a part of the team?

If you meet the listed qualifications, are interested in this opportunity and exemplify our core values, please apply online before 4 pm (Atlantic Time) on 06 March 2019.

All applicants must apply online:
www.marineatlantic.ca/hiringnow

Additional Information

Marine Atlantic is a Federal Crown Corporation that provides a vital ferry service link between Newfoundland and Labrador and mainland Canada. At Marine Atlantic, we are dedicated to building and fostering an inclusive and diverse environment, where all employees and customers feel welcomed, valued, and respected.

FR

Comment puis-je faire partie de l’équipe?

Si vous possédez les qualifications inscrites, vous êtes intéressé par cette possibilité d’emploi et vous personnifiez nos valeurs fondamentales, veuillez postuler en ligne avant 16h (heure de l’Atlantique), le 06 mars 2019.

Tous les candidats qualifiés doivent postuler en ligne:
www.marineatlantique.ca/nousembauchons

Renseignements supplémentaires

Marine Atlantique est une société d’État fédérale qui assure un service de traversier indispensable entre Terre-Neuve-et-Labrador et la partie continentale du Canada.

Chez Marine Atlantique, nous sommes engagés à bâtir et à favoriser un environnement inclusif et diversifié dans lequel tous les employés et les clients se sentent les bienvenus, valorisés et respectés.