CO-OP: Communications Assistant / Adjoint aux communications

Requirements

EN

Crown Indigenous Relations and Northern Affairs Canada (CIRNAC) continues to renew the nation-to-nation, Inuit-Crown, government-to-government relationship between Canada and First Nations, Inuit and Métis; modernize Government of Canada structures to enable Indigenous peoples to build capacity and support their vision of self-determination; and lead the Government of Canada’s work in the North.

Indigenous Services Canada (ISC) works collaboratively with partners to improve access to high quality services for First Nations, Inuit and Métis. Our vision is to support and empower Indigenous peoples to independently deliver services and address the socio-economic conditions in their communities

Positions: Communications Assistants

(possibility of double or return work-term arrangement)

Priority will be given to Indigenous students. If you identify as Indigenous, please let us know in your cover letter. Travel costs (airfare, bus, train, etc.) will be covered for those individuals who are hired to travel to and from the National Capital Region. Selected candidates will have to obtain a security clearance. The clearance is mandatory to work in the federal government. The process to obtain it will be coordinated by CIRNAC and ISC.

Qualifications

  • ability to communicate effectively, orally and in writing
  • experience working efficiently to meet tight deadlines
  • experience in the preparation of texts and visuals for publication
  • experience in writing or editing (English or French or both)
  • general knowledge of Indigenous cultures and issues in Canada
  • proficiency in one of the official languages (English/French)

Assets

  • general knowledge of public relations techniques
  • experience working with Indigenous communities in Canada or Indigenous organizations
  • proficiency in both official languages (English/French)

FR

Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) continue de renouveler la relation de nation à nation, entre les Inuit et la Couronne et de gouvernement à gouvernement entre le Canada et les Premières Nations, les Inuit et les Métis; de moderniser les structures du gouvernement du Canada en vue de permettre aux Autochtones de renforcer leur capacité et d’appuyer leur vision en matière d’autonomie gouvernementale, et de diriger les travaux du gouvernement du Canada dans le Nord.

Services aux Autochtones Canada (SAC) travaille en collaboration avec des partenaires en vue d’améliorer l’accès à des services de haute qualité pour les Premières Nations, les Inuit et les Métis. Notre vision est d’appuyer et d’habiliter les Autochtones afin qu’ils puissent offrir de façon indépendante des services et aborder les différentes conditions socioéconomiques au sein de leurs communautés.

Postes : Adjoints aux communications

(Possibilité de deux stages consécutifs ou d’un retour pour un autre stage.)

La priorité est accordée aux étudiants autochtones. Si vous vous identifiez autochtone, veuillez l’indiquer dans votre lettre de présentation. Les Ministères assumeront les frais de déplacement (c.-à-d. les billets d’avion, de train, d’autocar, etc.) en direction et en provenance de la région de la capitale nationale pour les personnes embauchées. Les candidats qui seront sélectionnés devront obtenir une cote de sécurité. L’obtention d’une cote de sécurité est obligatoire pour travailler au sein du gouvernement fédéral. Le processus pour obtenir la cote sera coordonné par RCAANC et SAC.

Qualifications

  • Capacité de communiquer efficacement de vive voix et par écrit
  • Capacité de travailler efficacement, de manière à respecter des délais serrés
  • Expérience de la préparation de textes et de visuels destinés à la publication
  • Expérience de la rédaction ou de la révision (en français et/ou en anglais)
  • Connaissance générale des cultures et des questions autochtones au Canada
  • Maîtrise d’une des langues officielles (le français ou l’anglais)

Atouts

  • Connaissance générale des techniques de relations publiques
  • Expérience de travail auprès de collectivités ou d’organisations autochtones au Canada
  • Maîtrise des deux langues officielles (le français et l’anglais)

Responsibilities

The work assigned to you will be job specific. Your tasks will depend on the team you are assigned to. Such responsibilities may include:

Internal Communications Team

  • participating in the production of:
    • “The Express”, the internal newsletter of the departments
    • “Spirit”, the internal magazine of the departments
    • Deputy Minister’s messages, blogs and other communications
  • assisting in the production of videos, podcasts, blogs, etc.
  • assist with event planning, including employee town halls, theme weeks (e.g. Indigenous Awareness Week), etc.
  • produce social media and intranet content
  • coordinating approvals and translations
  • providing research for corporate reports

Strategic Communications Teams

  • writing communications products including:
    • news releases
    • media lines
    • responses to the media
    • fact sheets
    • social media posts
  • supporting the team on different files by tracking approvals, editing documents, sending documents for translation, contacting key stakeholders, gathering team input, and updating advisors and team members as appropriate
  • Initiating and developing content for independent projects and special events based on applicant’s strengths and areas of interest
  • performing general administrative duties such as scheduling meetings and compiling reference documents

Social Media Team

  • creating engaging content for our social media pages
  • recommending content for retweeting/reposting on our social media pages @GovCanIndigenous and @GovCanNorth
  • updating and maintaining calendars and social media logs
  • monitoring various platforms of social media channels of interest to the departments to alert advisors of breaking news
  • media monitoring, which includes monitoring Question Period and traditional news media for anything of interest to the departments in order to prepare afternoon Top Stories packages for distribution

Web Renewal Team

  • creating mobile-optimized, user-focused web pages that embody the Canada.ca style and specifications
  • converting or archiving existing web pages
  • managing approvals, translation and publication
  • ensuring content is accessible and available to all users
  • updating and maintaining internal Wikipedia (GCPedia) pages, databases, orientation and training materials

Outreach Team

  • assisting in the planning and implementation of outreach and youth initiatives
  • supporting advertising planning and research
  • supporting special projects such as National Indigenous Peoples Day

Transformation Team

  • writing and editing communications products, such as talking points.
  • monitoring and responding to queries related to departmental transformation
  • arranging logistics for events such as town halls and department-wide video and teleconferences
  • liaising with the translation and quality control teams.

Students that are contacted for interviews have the opportunity to note their interest in a particular job placement at the end of the interview

FR

Vous serez affecté à des tâches propres à l’emploi. Vos tâches dépendront de l’équipe à laquelle vous serez affecté. Parmi les responsabilités à assumer, mentionnons ce qui suit:

Équipe des communications internes

  • Participer à la production de :
    • « L’Express », le bulletin interne des Ministères
    • « L’Esprit », le magazine interne des Ministères
    • Contenu pour les messages, les blogues et autres communications des sous-ministres
  • Aider à la production de vidéos, de balados, de blogues, etc.
  • Aider avec l’organisation d’événements, tels que les réunions de personnel, les semaines thématiques (ex : Semaine de sensibilisation aux cultures autochtones), etc.
  • Produire du contenu pour l’intranet et les médias sociaux
  • Coordonner les approbations et les traductions.
  • Effectuer des recherches pour les rapports ministériels.

Équipe des communications stratégiques

  • Rédiger des produits de communication, notamment :
    • communiqués
    • infocapsules
    • réponses aux médias
    • fiches d’information
    • messages dans les médias sociaux
  • Appuyer l’équipe dans différents dossiers en assurant le suivi des approbations, en révisant des documents, en envoyant des documents à la traduction, en communiquant avec les intervenants clés, en recueillant les commentaires de l’équipe et informant les conseillers et les membres de l’équipe, au besoin.
  • Amorcer et élaborer le contenu de projets indépendants et d’événements spéciaux en fonction des points forts et des domaines d’intérêt du demandeur.
  • Effectuer des tâches administratives générales, telles que planifier les réunions et compiler les documents de référence.

Équipe des médias sociaux

  • Créer des contenus attrayants pour nos pages de médias sociaux.
  • Recommander du contenu aux fins de rediffusion ou de réaffichage sur nos pages de médias sociaux @GouvCanAutochtones et @GouvCanNord.
  • Actualiser et tenir à jour les calendriers et les registres des médias sociaux.
  • Surveiller diverses plateformes de médias sociaux d’intérêt pour les Ministères afin de signaler aux conseillers les nouvelles de dernière heure.
  • Effectuer la surveillance des médias, incluant la surveillance de la période de questions et des médias d’information traditionnels pour tout ce qui présente un intérêt pour les Ministères, en vue de préparer les trousses de manchettes de l’après-midi aux fins de distribution.

Équipe de renouvellement du site Web

  • Créer des pages Web axées sur les besoins des utilisateurs et sur le style et les spécifications de Canada.ca.
  • Mettre à jour et archiver les pages Web existantes.
  • Assurer la gestion des approbations, de la traduction et de la publication.
  • Veiller à ce que le contenu soit accessible et offert à tous les utilisateurs.
  • Actualiser et tenir à jour les pages, les bases de données et les documents d’orientation et de formation de GCPedia (outil interne équivalant à Wikipédia).

Équipe de sensibilisation

  • Aider à la planification et à la mise en œuvre d’activités de sensibilisation et d’initiatives jeunesse.
  • Apporter du soutien à la planification et à la recherche reliées à la publicité.
  • Apporter du soutien à des projets spéciaux, tels que la Journée nationale des peuples autochtones.

Équipe de la transformation

  • Rédiger et réviser des produits de communication tels que des points de discussion.
  • Surveiller et répondre aux questions liées à la transformation ministérielle.
  • Organiser la logistique pour des événements telles que les assemblées publiques, les téléconférences et les vidéoconférences à l’échelle du Ministère.
  • Assurer la liaison avec les équipes de la traduction et du contrôle de la qualité.

Les étudiants qui seront convoqués à une entrevue auront l’occasion de faire état de leur intérêt pour un poste particulier à la fin de l’entrevue.

Application Details

This is a Co-op position. Please contact Student Placement Officer, Peggy Gordon (peggy_gordon@cbu.ca or Megan Ringer (Megan_Ringer@cbu.ca), for details.